ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้¶
Depending on your business and the application you use, there are different ways to automate the customer invoice creation in NightPOS. Usually, draft invoices are created by the system (with information coming from other documents like sales order or contracts) and accountant just have to validate draft invoices and send the invoices in batch (by regular mail or email).
คุณอาจเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ:
การขาย¶
ใบสั่งขาย ‣ ใบแจ้งหนี้¶
ในบริษัทส่วนใหญ่ พนักงานขายจะสร้างใบเสนอราคาที่จะกลายเป็นใบสั่งขายเมื่อได้รับการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว จากนั้น ใบแจ้งหนี้แบบร่างจะถูกสร้างขึ้นตามใบสั่งขาย คุณมีตัวเลือกอื่น เช่น:
ออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: ใช้ปุ่มบนใบสั่งขายเพื่อเริ่มใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
ใบแจ้งหนี้ก่อนจัดส่ง: ออกใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มใบสั่งจัดส่ง
ใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งจัดส่ง: ดูส่วนถัดไป
โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ก่อนการจัดส่งจะใช้โดยแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซเมื่อลูกค้าชำระเงินตามคำสั่งซื้อและเราจัดส่งในภายหลัง (ชำระเงินล่วงหน้า)
สำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ ส่วนใหญ่ จะแนะนำให้ออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ช่วยให้พนักงานขายเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ตามความต้องการด้วยตัวเลือก: ออกใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งทั้งหมด, ออกใบแจ้งหนี้เป็นเปอร์เซ็นต์ (ล่วงหน้า), ออกใบแจ้งหนี้บางรายการ, ออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคงที่
ขั้นตอนนี้ดีสำหรับทั้งบริการและผลิตภัณฑ์จริง
ดูเพิ่มเติม
Note
ใบแจ้งหนี้ยังสามารถสร้างจากใบสั่งขายที่สร้างใน แอปกการซ่อมแซม สำหรับการออกใบแจ้งหนี้บริการหลังการขาย
ใบสั่งขาย ‣ ใบสั่งจัดส่ง ‣ ใบแจ้งหนี้¶
ผู้ค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซมักจะออกใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งจัดส่ง แทนที่จะเป็นใบสั่งขาย แนวทางนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่ปริมาณที่คุณจัดส่งอาจแตกต่างจากปริมาณที่สั่งซื้อ: อาหาร (ใบแจ้งหนี้ตามกิโลกรัมจริง)
ด้วยวิธีนี้ หากคุณส่งคำสั่งซื้อเพียงบางส่วน คุณจะออกใบแจ้งหนี้เฉพาะสิ่งที่คุณจัดส่งจริงเท่านั้น หากคุณดำเนินการคำสั่งซื้อย้อนหลัง (จัดส่งบางส่วนและส่วนที่เหลือในภายหลัง) ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้สองใบ หนึ่งใบสำหรับใบสั่งจัดส่งแต่ละรายการ
ดูเพิ่มเติม
คำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ ‣ ใบแจ้งหนี้¶
An eCommerce order will also trigger the creation of the order when it is fully paid. If you allow paying orders by check or wire transfer, NightPOS only creates an order and the invoice will be triggered once the payment is received.
สัญญา¶
สัญญาทั่วไป ‣ ใบแจ้งหนี้¶
หากคุณใช้สัญญา คุณสามารถเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ตามเวลาและวัสดุที่ใช้ ค่าใช้จ่าย หรือบริการ/ผลิตภัณฑ์พื้นฐาน ทุกๆ เดือน พนักงานขายจะออกใบแจ้งหนี้ตามกิจกรรมในสัญญา
กิจกรรมอาจเป็น:
ผลิตภัณฑ์/บริการคงที่ที่มาจากคำสั่งขายที่เชื่อมโยงกับสัญญานี้
วัสดุที่ซื้อ (ที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ใหม่)
เวลาและวัสดุตามระบบบันทึกเวลาหรือการจัดซื้อ (การรับเหมาช่วง)
ค่าใช้จ่ายเช่นการเดินทางและที่พักที่คุณออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้กับลูกค้า
คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้เมื่อสิ้นสุดสัญญาหรือเรียกให้ออกใบแจ้งหนี้ระหว่างกลางได้ แนวทางนี้ใช้โดยบริษัทผู้ให้บริการที่ออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาและวัสดุเป็นส่วนใหญ่ สำหรับบริษัทผู้ให้บริการที่ออกใบแจ้งหนี้ตามราคาคงที่ พวกเขาใช้ใบสั่งขายทั่วไป
สัญญาที่เกิดซ้ำ ‣ ใบแจ้งหนี้¶
สำหรับการสมัครสมาชิก ใบแจ้งหนี้จะถูกทริกเกอร์เป็นระยะโดยอัตโนมัติ ความถี่ของการออกใบแจ้งหนี้และการออกใบแจ้งหนี้บริการ/ผลิตภัณฑ์จะถูกกำหนดไว้ในสัญญา
ดูเพิ่มเติม
อื่นๆ¶
การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง¶
ผู้ใช้ยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องใช้สัญญาหรือใบสั่งขาย เป็นแนวทางที่แนะนำหากคุณไม่ต้องการจัดการกระบวนการขาย (ใบเสนอราคา) หรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ
แม้ว่าคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย คุณอาจต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองในกรณีการใช้งานพิเศษ:
หากคุณต้องการสร้างการคืนเงิน
ถ้าจำเป็นต้องให้ส่วนลด
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากใบสั่งขาย
หากคุณต้องการออกใบแจ้งหนี้บางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักของคุณ
การเรียงลำดับใบแจ้งหนี้¶
ยังคงสามารถจัดลำดับใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ แต่มีข้อจำกัดบางอย่าง:
ฟีเจอร์นี้จะไม่ทำงานเมื่อรายการอยู่ก่อนหน้าวันที่ล็อค
ฟีเจอร์นี้จะไม่ทำงานหากลำดับไม่สอดคล้องกับเดือนของรายการ
มันจะไม่ทำงานหากลำดับนำไปสู่การทำซ้ำ
ลำดับของใบแจ้งหนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ใช้การกำหนดหมายเลขจากซอฟต์แวร์อื่นและต้องการใช้ปีปัจจุบันต่อไปโดยไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น
การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลด้วยการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)¶
การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล คือกระบวนการเข้ารหัสใบแจ้งหนี้กระดาษแบบดั้งเดิมให้เป็นแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ในบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ
NightPOS uses OCR and artificial intelligence technologies to recognize the content of the documents. Vendor bills and customer invoices forms are automatically created and populated based on scanned invoices.
ดูเพิ่มเติม