ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี

ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และ การชำระเงินล่วงหน้า (หรือที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายชำระล่วงหน้า) เป็นทั้งต้นทุนที่เกิดขึ้นแล้วสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ยังไม่ได้รับ

ต้นทุนดังกล่าวเป็น สินทรัพย์ สำหรับบริษัทที่ชำระเงินเนื่องจากชำระค่าสินค้าและบริการไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับหรือยังไม่ได้ใช้งาน บริษัทไม่สามารถรายงานใน งบกำไรขาดทุน ปัจจุบัน หรือ งบกำไรขาดทุน ได้ เนื่องจากการชำระเงินจะถูกหักค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต

ค่าใช้จ่ายในอนาคตเหล่านี้จะต้องถูกเลื่อนออกไปในงบดุลของบริษัทจนกว่าจะสามารถ รับรู้ ในงบกำไรขาดทุนได้ในคราวเดียวหรือในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราจ่ายเงิน $1,200 ในคราวเดียวสำหรับประกันหนึ่งปี ตอนนี้เราจ่ายค่าบริการไปแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้บริการ ดังนั้นเราจึงผ่านรายการค่าใช้จ่ายใหม่นี้ใน บัญชีการชำระเงินล่วงหน้า และตัดสินใจที่จะรับรู้เป็นรายเดือน ในแต่ละเดือนในอีก 12 เดือนข้างหน้า ระบบจะรับรู้ $100 เป็นค่าใช้จ่าย

NightPOS Accounting handles deferred expenses by spreading them across multiple entries that are posted periodically.

Note

เซิร์ฟเวอร์จะตรวจสอบวันละครั้งว่าต้องลงรายการหรือไม่ จากนั้นอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจาก ร่าง เป็น ลงรายการแล้ว

การกำหนดค่า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเริ่มต้นได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ โดยไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า มีตัวเลือกต่อไปนี้:

สมุดบันทึก

รายการเลื่อนการเลื่อนจะลงรายการในสมุดรายวันนี้

ค่าใช้จ่ายที่รอตัดบัญชี

ค่าใช้จ่ายจะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนนี้จนกว่าจะรับรู้

สร้างรายการ

By default, NightPOS automatically generates the deferral entries when you post a vendor bill. However, you can also choose to generate them manually by selecting the Manually & Grouped option instead.

อิงตาม

มีสามวิธีในการคำนวณการรับรู้บัญชีรายจ่าย:

• วัน: จำนวนเงินทั้งหมดถูกหารเท่ากันตามจำนวนวันทั้งหมดในช่วงเวลานั้น รวมทั้งวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

• เดือน: แต่ละเดือนเต็มแสดงถึงสัดส่วนที่เท่ากันของจำนวนเงินทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงจำนวนวันจริงในเดือนนั้น (พื้นฐานมาตรฐาน)

• เดือนเต็ม: เดือนใดที่เริ่มต้นจะถือว่าเป็นเดือนที่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เดือนสุดท้ายจะถือว่าเต็มเฉพาะเมื่อช่วงเวลาขยายไปถึงวันสุดท้ายของเดือนนั้น

สมมติว่าใบเรียกเก็บเงินจำนวน $1200 ต้องถูกเลื่อนการรับรู้เป็นเวลา 12 เดือน

• ตัวเลือก Days จะบันทึกบัญชีในจำนวนเงินที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับจำนวนวันในแต่ละเดือน (เช่น ~$102 สำหรับเดือนมกราคมและ ~$92 สำหรับเดือนกุมภาพันธ์)

• ตัวเลือก Months จะบันทึกบัญชี $100 แต่ละเดือนโดยคำนวณตามสัดส่วนจำนวนวันในเดือนนั้น (เช่น $50 สำหรับเดือนแรกหาก Start Date ถูกตั้งค่าเป็นวันที่ 15 ของเดือน)

• ตัวเลือก เต็มเดือน จะถือว่าแต่ละเดือนที่เริ่มต้นนั้นเต็มแล้ว (เช่น 100 ดอลลาร์สำหรับเดือนแรก แม้ว่า วันที่เริ่มต้น จะถูกตั้งเป็นวันที่ 15 ของเดือนก็ตาม) ซึ่งหมายความว่าด้วยตัวเลือก เต็มเดือน ระบบจะรับรู้ยอดเต็ม 100 ดอลลาร์ ในเดือนที่ไม่ครบจำนวนแรก ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเดือนที่ 13 เพื่อรับรู้ยอดที่เหลือ ซึ่งจะเป็นกรณีเมื่อใช้ตัวเลือก เดือน

สร้างรายการเลื่อนการตรวจสอบ

Tip

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ วันที่ยังไม่ได้รับรู้รายได้ มองเห็นได้ในแท็บ รายการในใบแจ้งหนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ วันเริ่มต้นของงวดที่ยังไม่ได้รับรู้รายได้ควรอยู่ในเดือนเดียวกันกับ วันที่ทางบัญชี รายการบันทึกบัญชีรายจ่ายจะถูกบันทึกตั้งแต่วันที่ทางบัญชีและจะแสดงในรายงานตามนั้น

สำหรับแต่ละบรรทัดของบิลที่ควรเลื่อนออกไป ให้ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของระยะเวลาเลื่อน

If the Generate Entries field is set to On invoice/bill validation, NightPOS automatically generates the deferral entries when the bill is validated. Click on the Deferred Entries smart button to see them.

รายการซึ่งลงวันที่ในวันเดียวกับวันที่ทางบัญชีของการเรียกเก็บเงิน จะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีรอตัดบัญชี รายการอื่นๆ คือรายการเลื่อนเวลาซึ่งจะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีที่รอการตัดบัญชีไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายทุกเดือนเพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย

Example

คุณสามารถเลื่อนการเรียกเก็บเงินเดือนมกราคมจำนวน $1,200 ได้ภายใน 12 เดือนโดยระบุวันที่เริ่มต้นคือ 01/01/2023 และวันที่สิ้นสุดคือ 31/12/2023 ณ สิ้นเดือนสิงหาคม เงินจำนวน 800 ดอลลาร์จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย ในขณะที่เงิน 400 ดอลลาร์ยังคงอยู่ในบัญชีรอการตัดบัญชี

การรายงาน

รายงานค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชีจะคำนวณภาพรวมของรายการการเลื่อนเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละบัญชี หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ ค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชี

หากต้องการดูรายการสมุดรายวันของแต่ละบัญชี ให้คลิกที่ชื่อบัญชีแล้วคลิก รายการสมุดรายวัน

Note

เฉพาะใบเรียกเก็บเงินที่มีวันที่ทางบัญชีก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาของรายงานเท่านั้นที่จะถูกนำมาพิจารณา

สร้างรายการเลื่อนการจัดกลุ่มด้วยตนเอง

If you have a lot of deferred revenues and wish to reduce the number of journal entries created, you can generate deferral entries manually. To do so, set the Generate Entries field in the Settings to Manually & Grouped. NightPOS then aggregates the deferred amounts in a single entry.

ในตอนท้ายของแต่ละเดือน ไปที่รายงานค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และคลิกปุ่ม สร้างรายการ สิ่งนี้จะสร้างรายการเลื่อนสองรายการ:

• ฉบับหนึ่งลงวันที่ตอนสิ้นเดือนซึ่งจะรวมจำนวนเงินที่รอการตัดบัญชีทั้งหมดของเดือนนั้นสำหรับแต่ละบัญชี ซึ่งหมายความว่ารายได้รอการตัดบัญชีส่วนหนึ่งจะถูกรับรู้เมื่อสิ้นสุดงวดนั้น

• การกลับรายการที่สร้างขึ้นนี้ ลงวันที่ในวันถัดไป (เช่น วันแรกของเดือนถัดไป) เพื่อยกเลิกรายการก่อนหน้า

Example

มีใบวางบิลสามฉบับที่ยังไม่ได้รับรู้รายจ่ายตาม เดือน:

• ใบเรียกเก็บเงิน A: $1,200 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

• ใบเรียกเก็บเงิน B: $600 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

• ใบวางบิล C: $600 ที่จะยังไม่ได้รับรู้รายจ่ายในงวดอนาคต (จะปรากฏในคอลัมน์ ยังไม่เริ่มต้น)

ในเดือนมกราคม

เมื่อปลายเดือนมกราคม หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 31 มกราคม:

  • บรรทัด 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 -600 = -2400 (ยกเลิกยอดรวมของบิลทั้งหมด)

  • บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 100 + 50 = 150 (รับรู้ 1/12 ของบิล A และบิล B)

  • รายการ 3: บัญชีรายได้รอการรับรู้ 2400 - 150 = 2250 (จำนวนเงินที่ยังต้องยังไม่ได้รับรู้รายได้ในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

  • บรรทัด 1: บัญชีค่าใช้จ่าย 2400

  • บรรทัด 3: บัญชีค่าใช้จ่าย -150

  • รายการ 2: บัญชีรายได้รอการรับรู้ -2250

ในเดือนกุมภาพันธ์

เมื่อปลายเดือนกุมภาพันธ์ หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์:

  • บรรทัด 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 -600 = -2400 (ยกเลิกยอดรวมของบิลทั้งหมด)

  • บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 200 + 100 = 300 (รับรู้ 2/12 ของบิล A และบิล B)

  • รายการ 3: บัญชีรายได้รอการรับรู้ 2400 - 300 = 2100 (จำนวนเงินที่ยังต้องยังไม่ได้รับรู้รายได้ในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 มีนาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

ตั้งแต่เดือนมีนาคมถึงพฤศจิกายน

การคำนวณเดียวกันนี้จะทำสำหรับแต่ละเดือนจนถึงเดือนพฤศจิกายน

ในเดือนธันวาคม

ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการบันทึกในเดือนธันวาคม

รวมทั้งหมด

ถ้าเรารวมทุกอย่างเราจะได้:

• บิล A และบิล B

• สองรายการบันทึก (หนึ่งรายการสำหรับการยังไม่ได้รับรู้รายได้และหนึ่งรายการสำหรับการกลับรายการ) สำหรับแต่ละเดือนตั้งแต่มกราคมถึงพฤศจิกายน

• บิล C จะถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง

ดังนั้น ณ สิ้นเดือนธันวาคม ใบเรียกเก็บเงิน A และ B จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพียงครั้งเดียวแม้จะมีรายการที่สร้างขึ้นทั้งหมดด้วยกลไกการกลับรายการ