การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล¶

Document digitization refers to the process of converting paper or digital documents into records in a database. Using OCR and artificial intelligence technologies, NightPOS reads the content and automatically creates and fills in the record's details. This process is mainly used for vendor bills (or refunds).

Note

แม้ว่าจะไม่ค่อยพบบ่อย แต่กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลนี้ก็สามารถใช้กับใบแจ้งหนี้ลูกค้าและบัตรเครดิตได้เช่นกัน โดยจำเป็นต้องปรับ:ref:`การตั้งค่า <accounting/bill-digitization/configuration>`ให้เหมาะสม

ดูเพิ่มเติม

การกำหนดค่า¶

ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า และไปที่ส่วน การแปลงเป็นดิจิทัล เปิดใช้งานตัวเลือก การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล และเลือกว่าควรประมวลผล ใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย โดยอัตโนมัติหรือตามต้องการ

Note

หากเปิดใช้งานตัวเลือก รายการใบแจ้งหนี้เดี่ยวต่อภาษี ระบบจะสร้างเพียงหนึ่งรายการต่อภาษีในใบเรียกเก็บเงินของผู้ขายใหม่ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนรายการในใบเรียกเก็บเงิน

การอัปโหลดใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย¶

ใบเรียกเก็บเงินของผู้ขายจะถูก:ref:`อัปโหลดด้วยตนเอง <accounting/bill-digitization/manual-upload>`หรือส่งไปยัง:ref:`นามแฝงอีเมลที่กำหนด <accounting/bill-digitization/email-alias>`เพื่อให้แปลงเป็นดิจิทัล นอกจากนี้ยังสามารถ:ref:`ลงรายการโดยอัตโนมัติ <accounting/bill-digitization/auto-post-bills>`สำหรับผู้ขายที่เลือกไว้

Note

เมื่ออัปโหลดบิลแล้ว ตัวอย่างเอกสารจะปรากฏทางด้านขวาของหน้าจอ

ดูเพิ่มเติม

บิลผู้ขาย

อัปโหลดด้วยตนเอง¶

ในแดชบอร์ดระบบบัญชี ลากและวางบิลผู้ขายลงในสมุดรายวันการจัดซื้อที่ต้องการ หรือคลิก อัปโหลด บนสมุดรายวันการจัดซื้อ

อัปโหลดผ่านนามแฝงอีเมล¶

สามารถอัปโหลดบิลผู้ขายผ่านนามแฝงอีเมลที่เชื่อมโยงกับสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องได้สองวิธี:

สแกนจากเครื่องสแกนเนอร์ที่เชื่อมต่อซึ่งกำหนดค่าให้ส่งอีเมลไปยังนามแฝงอีเมล
ส่งตรงไปยังนามแฝงอีเมล

ไฟล์ PDF แต่ละไฟล์ที่แนบมากับอีเมลจะถูกแปลงเป็นบิลผู้ขายแบบร่างใหม่โดยอัตโนมัติ

Note

จะมีการประมวลผลเฉพาะรูปแบบ PDF และ XML เท่านั้นผ่านนามแฝงอีเมลที่เชื่อมโยงกับสมุดรายวัน
ไฟล์ JPEG ต้องประมวลผลผ่าน นามแฝงอีเมลในแอปเอกสาร

หากต้องการเพิ่มนามแฝงอีเมลลงในสมุดรายวัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดค่า โดเมนนามแฝง แล้ว
นามแฝงอีเมลเริ่มต้น vendor-bills@ ตามด้วยโดเมนนามแฝงจะถูกสร้างโดยอัตโนมัติและพร้อมใช้งานในแท็บ การตั้งค่าขั้นสูง ของสมุดรายวัน บิลผู้ขาย
หากต้องการเปลี่ยนนามแฝงอีเมลเริ่มต้น ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ สมุดรายวัน เลือกสมุดรายวันที่เกี่ยวข้อง และแก้ไข นามแฝงอีเมล ในแท็บ การตั้งค่าขั้นสูง
กำหนดค่าเครื่องสแกนเนอร์ที่เชื่อมต่อให้ส่งเอกสารที่สแกนไปยังนามแฝงอีเมล หากจำเป็น

Note

Alternatively, an email alias in the Documents app can be used to automatically send vendor bills to the Finance folder (e.g., inbox-financial@example.nightpos.com).

การลงบัญชีบิลผู้ขายอัตโนมัติ¶

Note

หากต้องการใช้ตัวเลือก ลงบัญชีบิลอัตโนมัติ ต้องเปิดใช้งานการตั้งค่า แปลงเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ ในส่วน การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล สำหรับบิลผู้ขาย

หากต้องการลงบัญชีบิลผู้ขายที่แปลงเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ขายเฉพาะ ไปที่ ระบบบัญชี ‣ ผู้ขาย ‣ ผู้ขาย และคลิกผู้ขายที่ต้องการ ในแท็บ ระบบบัญชี ของแบบฟอร์มผู้ติดต่อ เลือกตัวเลือก ลงบัญชีบิลอัตโนมัติ ในส่วน ระบบอัตโนมัติ:

เสมอ
ถามหลังจากตรวจสอบ 3 ครั้งโดยไม่มีการแก้ไข: เมื่อบิลที่อัปโหลดครั้งที่สามได้รับการยืนยันโดยไม่มีการแก้ไขใดๆ หน้าต่าง โพสต์บิลอัตโนมัติ จะปรากฏขึ้น สามารถเลือกตัวเลือกต่อไปนี้: เปิดใช้งานการตรวจสอบอัตโนมัติ, ถามฉันภายหลัง หรือ ไม่ต้องถามสำหรับผู้ขายรายนี้
ไม่เคย

Note

เนื่องจากระบบอัตโนมัติจะถูกกระตุ้นหลังจากมีบิลที่ได้รับการตรวจสอบสามครั้งโดยไม่มีการแก้ไข ชื่อผู้ติดต่อต้องมีอยู่ในฐานข้อมูลแล้ว และบิลของผู้ขายที่อัปโหลดแต่ละรายการต้องมีวันที่ในบิล

การแปลงเป็นดิจิทัลและการจดจำข้อมูลด้วย AI¶

ขึ้นอยู่กับ:ref:การตั้งค่า <accounting/bill-digitization/configuration> เอกสารจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติหรือต้องการการประมวลผลด้วยตนเองหากการแปลงเป็นดิจิทัลถูกตั้งค่าเป็นเมื่อต้องการเท่านั้น

หากต้องการแปลง:ref:เอกสารที่อัปโหลด <accounting/bill-digitization/vendor-bills-upload>`เป็นดิจิทัลด้วยตนเอง ให้คลิก :guilabel:`แปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

เมื่อเอกสารได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว แบนเนอร์สีน้ำเงินจะปรากฏขึ้น ให้คลิก รีเฟรช ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่อัปโหลดระหว่างการแปลงเป็นดิจิทัล: คลิกที่ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไข หรือคลิก โหลดข้อมูล AI ใหม่ เพื่อรีเฟรชข้อมูล

จากนั้นคลิก ยืนยัน เพื่อโพสต์เอกสาร

Tip

เมื่อเอกสารได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว ฟิลด์ ผู้ขาย จะยังคงว่างเปล่าหากผู้ขายไม่มีอยู่ในฐานข้อมูล หากต้องการเพิ่ม ให้คลิก (ลูกศรลง) ในฟิลด์ ผู้ขาย ชื่อผู้ขายจะปรากฏโดดเด่นในการแสดงตัวอย่างเอกสารทางด้านขวา คลิกเพื่อเปิดแบบฟอร์มผู้ขายใหม่ที่มีชื่อกรอกไว้แล้ว

Note

ฟิลด์บิลของผู้ขายต่อไปนี้จะได้รับการจดจำโดย OCR:

ผู้ขาย, เลขที่อ้างอิงบิล, วันที่ในบิล, เลขที่อ้างอิงการชำระเงิน (เฉพาะในรูปแบบเบลเยียม +++xxx/xxxx/xxxxx+++ เท่านั้น), ธนาคารผู้รับ, วันครบกำหนด และสกุลเงิน (ในสภาพแวดล้อม:doc:`หลายสกุลเงิน <../get_started/multi_currency>`และหากสกุลเงินถูกเปิดใช้งาน)
จากแท็บ รายการบิล: สินค้า คำอธิบาย/ป้ายกำกับ, จำนวน, ราคา`ต่อหน่วย, :guilabel:`ภาษี (หาก:ref:เปิดใช้งานภาษี <taxes/list_activation>; ฟิลด์นี้จะไม่ถูกจดจำโดย OCR สำหรับ:doc:การปรับให้เหมาะสมกับอินเดีย <../../fiscal_localizations/india>), จำนวนเงินก่อนภาษี และ ยอดรวม

การจับคู่ใบสั่งซื้อ¶

When a digitized vendor bill is recognized by OCR, NightPOS searches the database for a matching purchase order. If found, the vendor bill can be manually matched with the existing open purchase order lines.

เมื่อบิลของผู้ขายถูก:ref:อัปโหลด <accounting/bill-digitization/vendor-bills-upload>`และ:ref:`แปลงเป็นดิจิทัล <accounting/bill-digitization/digitization>`แล้ว ให้คลิกปุ่มอัจฉริยะ :guilabel:`จับคู่การจัดซื้อ เพื่อเข้าถึงมุมมองรายการ จับคู่การจัดซื้อ ซึ่งแสดงรายการใบสั่งซื้อทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับผู้ขายที่กำหนดให้กับบิลของผู้ขาย จากนั้นเลือกรายการใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องและบิลของผู้ขายฉบับร่าง (แสดงเป็นสีเทา) และคลิก จับคู่

Tip

ในมุมมองรายการ จับคู่การจัดซื้อ อัปเดต จำนวน และ ราคา ในรายการใบสั่งซื้อหากจำเป็น

หากไม่มีใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายของบิลของผู้ขายที่อัปโหลด สามารถสร้างใบสั่งซื้อใหม่ได้โดยตรงจากรายการบิลของผู้ขาย โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

เมื่ออัปโหลดบิลของผู้ขายแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ ผู้ขาย ถูกกรอกด้วยผู้ขายที่ถูกต้อง
คลิกปุ่มอัจฉริยะ จับคู่การจัดซื้อ เลือกบิลของผู้ขายฉบับร่างในรายการ (แสดงเป็นสีเทา) และคลิก เพิ่มลงในใบสั่งซื้อ
ในหน้าต่าง เพิ่มลงในใบสั่งซื้อ เริ่มพิมพ์ในฟิลด์ ใบสั่งซื้อ และเลือก สร้างและแก้ไข
ในหน้าต่าง สร้างใบสั่งซื้อ เลือกผู้ขายที่กำหนดให้กับบิลของผู้ขาย จากนั้นกรอก:ref:ฟิลด์ที่ต้องการ <purchase/manage_deals/create-new-rfq>`ทั้งหมดและคลิก :guilabel:`ยืนยัน
ในมุมมองรายการ จับคู่การจัดซื้อ เลือกรายการใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องและบิลของผู้ขายฉบับร่าง (แสดงเป็นสีเทา) และคลิก จับคู่

Note

หากข้อมูลที่จำเป็นสำหรับฟิลด์ใบสั่งซื้อขาดหายไป ให้คลิก บันทึกและปิด ในหน้าต่าง สร้างใบสั่งซื้อ จากนั้นเปิดแอปการจัดซื้อเพื่อกรอกข้อมูลในฟิลด์และ ยืนยันใบสั่งซื้อ

Tip

ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มี XML ฝังอยู่จะช่วยให้การประมวลผลมีความแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อีกทางเลือกหนึ่งคือ คุณลักษณะ เติมข้อมูลอัตโนมัติ สามารถถ่ายโอนข้อมูลจากใบสั่งซื้อไปยังใบแจ้งหนี้จากผู้ขายได้โดยไม่ต้องใช้ OCR

กำหนดราคา¶

คุณลักษณะการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นบริการ In-App Purchase (IAP) ที่ต้องใช้เครดิตแบบเติมเงินล่วงหน้า การแปลงเอกสารหนึ่งฉบับใช้เครดิตหนึ่งหน่วย

หากต้องการซื้อเครดิต ไปที่แอปการตั้งค่า หรือ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า ไปที่ส่วน การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล และคลิก ซื้อเครดิต

Note

NightPOS Enterprise users with a valid subscription get free credits to test IAP features before purchasing more credits for the database. This includes demo/training databases, educational databases, and one-app-free databases.
ไฟล์ XML ไม่ต้องใช้เครดิต OCR เนื่องจากมีข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งสามารถประมวลผลได้โดยตรงโดยไม่ต้องใช้ OCR

ดูเพิ่มเติม