ใบเรียกเก็บเงินผู้ขาย

Vendor bills can be registered either manually or automatically in NightPOS. The Aged Payable report provides an overview of all outstanding bills to help ensure timely payment of the correct amounts.

ดูเพิ่มเติม

การสร้างบิล

ด้วยตนเอง

หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ผู้ขายด้วยตนเอง ไปที่:menuselection:ระบบบัญชี --> ผู้ขาย --> ใบแจ้งหนี้`และคลิก:guilabel:`สร้าง

Tip

อีกทางหนึ่ง สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ผู้ขายจากแดชบอร์ดระบบบัญชีได้:

  • คลิก:guilabel:สร้าง`บนสมุดรายวัน:guilabel:`การซื้อ

  • หรือคลิกไอคอน:icon:fa-ellipsis-v (จุดไข่ปลาแนวตั้ง)`ของสมุดรายวัน:guilabel:`การซื้อ จากนั้น:guilabel:ใบแจ้งหนี้`ภายใต้ส่วน:guilabel:`สร้าง

โดยอัตโนมัติ

ใบเรียกเก็บเงินจากผู้จัดจำหน่ายสามารถสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยการส่งอีเมลไปยัง:ref:นามแฝงอีเมล <accounting/bill-digitization/email-alias>`ที่เชื่อมโยงกับสมุดรายวันการจัดซื้อ หรือโดยการ:ref:`อัปโหลด PDF <accounting/bill-digitization/manual-upload>

Note

  • เมื่ออัปโหลดใบเรียกเก็บเงินแล้ว เอกสาร PDF จะปรากฏทางด้านขวาของหน้าจอ ทำให้สามารถกรอกข้อมูลใบเรียกเก็บเงินได้อย่างง่ายดาย

  • ใบเรียกเก็บเงินสามารถ:doc:`แปลงเป็นดิจิทัล <vendor_bills/invoice_digitization>`เพื่อกรอกข้อมูลอัตโนมัติ และ:ref:`จับคู่กับคำสั่งซื้อ <accounting/bill-digitization/vendor-bills-matching-po>`เพื่อแทนที่ข้อมูลที่ตรวจจับด้วย OCR ด้วยรายละเอียดของคำสั่งซื้อที่มีอยู่

  • Services such as digitizing scanned or PDF vendor bills in NightPOS require In-App Purchase (IAP) credits.

หากต้องการลงรายการใบเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติจากผู้จัดจำหน่ายที่เลือก ไปที่:menuselection:`ระบบบัญชี --> ผู้จัดจำหน่าย --> ผู้จัดจำหน่าย`และเลือกผู้จัดจำหน่ายที่เกี่ยวข้อง ในแท็บ:guilabel:`ระบบบัญชี`ภายใต้ส่วน:guilabel:`ทั่วไป`ให้อัปเดตฟิลด์:guilabel:`ลงรายการใบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ`ด้วยตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

  • เสมอ

  • ถามหลังจากตรวจสอบ 3 ครั้งโดยไม่มีการแก้ไข

  • ไม่เคย

ดูเพิ่มเติม

การจับคู่ใบเรียกเก็บเงินจากผู้จัดจำหน่ายกับคำสั่งซื้อ

จบบิล

ไม่ว่าจะสร้างใบเรียกเก็บเงินด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ต่อไปนี้กรอกข้อมูลอย่างเหมาะสม:

  • Vendor: NightPOS automatically fills in some information based on the information on the vendor's contact record as well as previous purchase orders and bills.

  • เลขที่อ้างอิงใบเรียกเก็บเงิน: เพิ่มเลขที่อ้างอิงคำสั่งขายที่ผู้จัดจำหน่ายให้มา ฟิลด์นี้ใช้เพื่อ:ref:`จับคู่ <accounting/payments/payments-matching>`สินค้าเมื่อได้รับสินค้า

  • กรอกข้อมูลอัตโนมัติ: เลือกใบเรียกเก็บเงิน/คำสั่งซื้อที่ผ่านมาเพื่อกรอกข้อมูลเอกสารโดยอัตโนมัติ ควรกรอกฟิลด์:guilabel:`ผู้จัดจำหน่าย`ก่อนกรอกฟิลด์นี้

  • วันที่ใบเรียกเก็บเงิน: เลือกวันที่ออกเอกสาร

  • วันที่ทางบัญชี: อัปเดตวันที่บันทึกบัญชีของเอกสารหากจำเป็น

  • เลขที่อ้างอิงการชำระเงิน: ฟิลด์:guilabel:`บันทึกช่วยจำ`จะรวมเลขที่อ้างอิงการชำระเงินโดยอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียนการชำระเงินแล้ว

  • ธนาคารผู้รับ: ระบุหมายเลขบัญชีที่จะชำระเงิน ฟิลด์นี้จำเป็นเมื่อชำระเงินผ่านไฟล์การชำระเงินแบบชุด (เช่น NACHA และ SEPA)

  • ต้องระบุ:guilabel:`วันครบกำหนด`หรือ:guilabel:`เงื่อนไขการชำระเงิน`สำหรับการชำระเงินใบเรียกเก็บเงิน

  • สมุดรายวัน: เลือกสมุดรายวันที่ควรบันทึกใบเรียกเก็บเงิน และใช้:doc:`สกุลเงิน <get_started/multi_currency>`ใด

ในแท็บ รายการใบแจ้งหนี้:

  • To access the product catalog, click Catalog.

  • เลือกสินค้าและจำนวน จากนั้นคลิก:guilabel:`กลับไปที่ใบเรียกเก็บเงิน`เพื่อกลับไปยังใบเรียกเก็บเงินจากผู้จัดจำหน่าย รายการแค็ตตาล็อกที่เลือกจะปรากฏในรายการใบเรียกเก็บเงินจากผู้จัดจำหน่าย

  • อัปเดตฟิลด์ จำนวน, ราคา และ ภาษี หากจำเป็น

Tip

หากรายการในใบเรียกเก็บเงินไม่ตรงกับสินค้าที่มีอยู่ในฐานข้อมูล ให้คลิก เพิ่มรายการ และป้อนคำอธิบายสำหรับรายการในใบเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับสินค้า

Note

อาจมีการออกใบเรียกเก็บเงินหลายใบสำหรับใบสั่งซื้อเดียวกันหากผู้ขายมีสินค้าค้างส่งและส่งใบแจ้งหนี้เมื่อมีการจัดส่งสินค้า หรือหากผู้ขายส่งใบเรียกเก็บเงินบางส่วนหรือขอเงินมัดจำ ในกรณีนี้ ใบเรียกเก็บเงินหลายใบอาจมี เลขที่อ้างอิงใบเรียกเก็บเงิน เดียวกัน

การยืนยันบิล

Click Confirm when the document is completed. The status changes to Posted, and a journal entry is generated based on the vendor bill information. On confirmation, NightPOS assigns each vendor bill a unique number from a defined sequence.

Note

เมื่อยืนยันแล้ว จะไม่สามารถอัปเดตใบเรียกเก็บเงินของผู้ขายได้อีก หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้คลิก รีเซ็ตเป็นฉบับร่าง

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นขั้นตอนการทำงานที่ลูกค้าสร้างใบแจ้งหนี้ผู้ขายในนามของซัพพลายเออร์และส่งสำเนาให้กับซัพพลายเออร์สำหรับบันทึกของพวกเขา ช่วยลดความจำเป็นในการที่ซัพพลายเออร์ต้องส่งใบแจ้งหนี้ผู้ขายให้กับลูกค้า และเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมที่ลูกค้ามีข้อมูลธุรกรรมที่เชื่อถือได้มากกว่า นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาในการชำระเงินเนื่องจากลูกค้าไม่ต้องรอซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย

NightPOS supports the generation of self-billing vendor bills and self-billing credit notes, both of which can be sent by email and via Peppol.

การกำหนดค่า

To configure self-billing in NightPOS, first create a separate purchase journal specifically for self-billing:

  1. ไปที่ Accounting ‣ Configuration ‣ Journals

  2. คลิกปุ่ม สร้าง

  3. ป้อน Journal Name และตั้งค่า Type เป็น Purchase

  4. ในแท็บ Advanced Settings ให้เปิดใช้งาน Self Billing

ดูเพิ่มเติม

สมุดรายวัน

สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้ทั้ง manually และ automatically เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ให้แน่ใจว่าสร้างโดยตรงจาก self-billing purchase journal บน Accounting Dashboard หรือตั้งค่า Journal ของใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองไปยังสมุดรายวันกาจัดซื้อแบบออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองด้วยตนเอง

Note

ลำดับของใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองมี database ID (หรือที่เรียกว่า internal ID) ของพาร์ทเนอร์ ทำให้ลำดับมีเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับแต่ละพาร์ทเนอร์

ส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

ในการส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหลังจาก creating และยืนยันแล้ว ให้คลิก Send ในหน้าต่างป๊อปอัป Send ให้เลือกวิธีการส่ง (เช่น by Email, by Post, และ/หรือ by Peppol) และคลิก Send

Note

  • หากส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองผ่าน Peppol ก่อนอื่นให้ configure your Peppol registration จากนั้นตรวจสอบว่าผู้ขายลงทะเบียนกับ Peppol แล้ว ในการทำเช่นนี้ ให้ไปที่ Accounting ‣ Vendors ‣ Vendors จากนั้นดำเนินการตาม contact verification process

  • ไม่ใช่ทุก Peppol access point ที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ตรวจสอบกับซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารองรับ

การชำระเงินและการกระทบยอด

ในการบันทึกการชำระเงิน ให้คลิก ชำระเงิน ในหน้าต่าง ชำระเงิน ให้เลือก สมุดรายวัน, วิธีการชำระเงิน, จำนวนเงิน และ สกุลเงิน

เมื่อ:guilabel:จำนวนเงิน`ที่ชำระน้อยกว่าจำนวนเงินคงเหลือทั้งหมดในใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย การชำระเงินจะเป็น:ref:`แบบบางส่วน <accounting/payments/partial-payment> และฟิลด์ ผลต่างการชำระเงิน จะแสดงยอดคงค้าง

ฟิลด์ บันทึกช่วยจำ จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติหาก เลขที่อ้างอิงการชำระเงิน ได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องในใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย หากฟิลด์ว่างเปล่า ให้เลือกหมายเลขใบแจ้งหนี้ของผู้ขายเป็นการอ้างอิง

จากนั้นคลิก สร้างการชำระเงิน แบนเนอร์ กำลังชำระเงิน/บางส่วน จะปรากฏบนใบเรียกเก็บเงินจนกว่าจะ:doc:กระทบยอด <bank/reconciliation>`และสถานะจะอัปเดตเป็น :guilabel:`ชำระแล้ว

ดูเพิ่มเติม

รายงานอายุบัญชีเจ้าหนี้

สำหรับภาพรวมของใบเรียกเก็บเงินของผู้ขายที่เปิดอยู่และวันครบกำหนด ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ เจ้าหนี้จำแนกตามอายุ

คลิกไอคอน (ลูกศรขวา) ถัดจากผู้ขายเพื่อดูรายละเอียดของใบเรียกเก็บเงินค้างชำระทั้งหมด รวมถึงวันครบกำหนดและจำนวนเงิน

Note

คลิก PDF หรือ XLSX เพื่อสร้างไฟล์ PDF หรือ XLSX ตามลำดับ