อุบัติเหตุ

เมื่อจัดการระบบขนส่ง อุบัติเหตุเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การติดตามอุบัติเหตุมีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจต้นทุนการซ่อมบำรุงยานพาหนะและการระบุคนขับที่ปลอดภัย

NightPOS's Fleet app offers multiple ways of tracking accidents. Below are step-by-step instructions for one possible method to monitor accidents and repair costs.

โครงสร้าง

สำหรับกรณีการใช้งานนี้ ไปที่:menuselection:Fleet app --> Fleet --> Services บน:ref:service form <fleet/service-form> มีการสร้าง:ref:service types <fleet/new-type>`สองประเภท: `Accident - Driver's Fault และ Accident - No Fault

การตั้งค่านี้บันทึกการซ่อมแซมที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุ และจัดระเบียบตามความผิด

เมื่อเกิดอุบัติเหตุ จะมีการสร้างบันทึกการบริการ การซ่อมแซมเฉพาะที่จำเป็นสำหรับอุบัติเหตุจะถูกบันทึกใน คำอธิบาย ของบันทึกการบริการ และรายละเอียดเกี่ยวกับอุบัติเหตุจะถูกบันทึกในส่วน หมายเหตุ

ด้วยโครงสร้างองค์กรนี้ สามารถดูอุบัติเหตุทั้งหมดที่จัดระเบียบตามความผิด รถยนต์ คนขับ หรือต้นทุนได้

Note

ในการจัดการอุบัติเหตุ การสร้างบันทึกการบริการเป็นสิ่ง**จำเป็น**

Refer to the บริการ documentation for detailed instructions on creating service records in NightPOS's Fleet app.

บันทึกอุบัติเหตุและการซ่อมแซม

ในการบันทึกอุบัติเหตุและเริ่มกระบวนการซ่อมแซม ขั้นตอนแรกคือ:ref:`สร้างบันทึกการบริการ <fleet/service-form>`ที่ระบุรายละเอียดการซ่อมแซมที่จำเป็น

Note

อุบัติเหตุบางอย่างต้องการการซ่อมแซมหลายครั้งกับผู้ขายหลายราย สำหรับสถานการณ์เหล่านี้ จำเป็นต้องมีบันทึกการบริการแยกต่างหากสำหรับผู้ขายแต่ละรายที่ทำการซ่อมแซม เพื่อให้บันทึกมีระเบียบ แนะนำให้เก็บฟิลด์ หมายเหตุ ให้เหมือนกัน และแนบเอกสารสำคัญเดียวกัน เช่น รายงานของตำรวจ

นำทางไปที่:menuselection:`Fleet app --> Fleet --> Services`เพื่อดูแดชบอร์ด:guilabel:`Services`หลัก คลิก:guilabel:`New`ที่มุมซ้ายบน และจะโหลดแบบฟอร์มการบริการเปล่า

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในแบบฟอร์ม:

• Description: ป้อนคำอธิบายการซ่อมแซมที่จำเป็นเพื่อซ่อมแซมยานพาหนะให้สมบูรณ์ เช่น Bodywork, Windshield Replacement หรือ Replacement Bumper, Tires, and Windows

• Service Type: สำหรับตัวอย่างนี้ เลือก Accident - Driver's Fault หรือ Accident - No Fault ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

  เมื่อป้อน ประเภทการบริการ ทั้งสองนี้เป็นครั้งแรก ให้พิมพ์ประเภทบริการใหม่ จากนั้นคลิก สร้าง (ประเภทบริการใหม่) หน้าต่างป๊อปอัป สร้างประเภทบริการ จะปรากฏขึ้น โดยประเภทบริการใหม่จะเติมลงในฟิลด์ ชื่อ ในฟิลด์ หมวดหมู่ ให้เลือก บริการ จากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิกปุ่ม บันทึกและปิด

  เมื่อเพิ่มประเภทบริการอุบัติเหตุลงในฐานข้อมูลแล้ว จะสามารถเลือกได้จากเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์:guilabel:ประเภทบริการ

• วันที่: ใช้หน้าต่างปฏิทินป๊อปโอเวอร์เพื่อเลือกวันที่เกิดอุบัติเหตุ ไปยังเดือนที่ต้องการโดยใช้ไอคอน (ลูกศร) จากนั้นคลิกที่วันที่เพื่อเลือก

• ต้นทุน: ปล่อยฟิลด์นี้ว่างไว้ เนื่องจากยังไม่ทราบต้นทุนการซ่อมแซม

• ผู้ขาย: เลือกผู้ขายที่ทำการซ่อมแซมโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง หากยังไม่ได้ป้อนผู้ขายในระบบ ให้พิมพ์ชื่อผู้ขาย จากนั้นคลิก สร้าง เพื่อเพิ่มผู้ขาย หรือ สร้างและแก้ไข... เพื่อ:ref:เพิ่มและกำหนดค่าผู้ขาย <fleet/new-vendor>

• ยานพาหนะ: เลือกยานพาหนะที่เกิดอุบัติเหตุจากเมนูแบบเลื่อนลง เมื่อเลือกยานพาหนะแล้ว ฟิลด์ คนขับ จะถูกกรอกข้อมูล และหน่วยวัดสำหรับฟิลด์ ค่ามาตรวัดระยะทาง จะปรากฏขึ้น

• คนขับ: คนขับปัจจุบันที่ระบุไว้สำหรับยานพาหนะที่เลือกจะกรอกข้อมูลในฟิลด์นี้เมื่อเลือก ยานพาหนะ หากมีคนขับคนอื่นขับยานพาหนะเมื่อเกิดอุบัติเหตุ ให้เลือกคนขับที่ถูกต้องจากเมนูแบบเลื่อนลง

• ค่ามาตรวัดระยะทาง: ป้อนค่ามาตรวัดระยะทางเมื่อเกิดอุบัติเหตุ หน่วยวัดจะเป็นกิโลเมตร (km) หรือไมล์ (mi) ขึ้นอยู่กับว่ายานพาหนะที่เลือกถูกกำหนดค่าอย่างไร

• หมายเหตุ: ป้อนรายละเอียดเฉพาะของอุบัติเหตุที่ด้านล่างของแบบฟอร์มบริการ เช่น ชนกวาง หรือ ถูกชนท้ายที่สี่แยกขณะจอดอยู่

NightPOS provides the ability to attach any important paperwork, such as repair estimates and police reports, to the service record. To do so, click the (paperclip) icon, located in the chatter of the form, and a file explorer pop-up window appears. Navigate to the desired record, and click Open to upload the file.

Note

เมื่อเพิ่มไฟล์ลงในบันทึกบริการแล้ว ส่วน ไฟล์ จะปรากฏขึ้นใน ช่องแชท หากต้องการแนบบันทึกเพิ่มเติม ให้คลิก แนบไฟล์ เพื่อเพิ่มเอกสารเพิ่มเติม

ขั้นตอนบริการ

In NightPOS's Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

ขั้นตอนเริ่มต้นเมื่อสร้างบันทึกบริการ บริการได้รับการร้องขอ แต่ยังไม่ได้เริ่มการซ่อมแซม ฟิลด์ ต้นทุน สำหรับขั้นตอนนี้ยังคงเป็นศูนย์

ในระหว่างกระบวนการซ่อมแซม ให้เปลี่ยนสถานะบริการเพื่อสะท้อนสถานะปัจจุบันของยานพาหนะในหนึ่งในสองวิธี: ใน:ref:บันทึกบริการ <fleet/service_record> แต่ละรายการ หรือใน:ref:มุมมองบริการแบบคัมบัง <fleet/Kanban>

บันทึกบริการ

เปิดแดชบอร์ด บริการ หลัก โดยไปที่ แอประบบขนส่ง ‣ ระบบขนส่ง ‣ บริการ จากนั้นคลิกที่บันทึกบริการแต่ละรายการเพื่อเปิดแบบฟอร์มบริการโดยละเอียด คลิกขั้นตอนที่ต้องการที่มุมบนขวาเหนือแบบฟอร์มบริการเพื่อเปลี่ยนสถานะ

มุมมองคัมบัง

เปิดแดชบอร์ด บริการ หลัก โดยไปที่ แอประบบขนส่ง ‣ ระบบขนส่ง ‣ บริการ ขั้นแรก คลิกไอคอน คัมบัง ที่มุมบนขวาของหน้าจอ ซึ่งจะจัดระเบียบการซ่อมแซมทั้งหมดตามยานพาหนะ

ถัดไป ให้ลบตัวกรอง ประเภทบริการ เริ่มต้นในแถบค้นหา เมื่อทำเช่นนั้นแล้ว บริการทั้งหมดจะปรากฏในมุมมองคัมบัง จัดกลุ่มตาม สถานะ ของแต่ละบริการ

ลากและวางระเบียนบริการไปยังขั้นตอนที่ต้องการ

การรายงานอุบัติเหตุ

หนึ่งในเหตุผลหลักในการติดตามอุบัติเหตุโดยใช้วิธีการที่ระบุไว้ในเอกสารนี้คือความสามารถในการดูต้นทุนอุบัติเหตุทั้งหมด กำหนดคนขับที่ปลอดภัยที่สุด และคำนวณต้นทุนรวมที่แท้จริงสำหรับยานพาหนะเฉพาะ

แดชบอร์ดบริการ หลักแสดงข้อมูลอุบัติเหตุต่างๆ ทั้งหมด ในขณะที่ แดชบอร์ดการรายงาน แสดงต้นทุนรวมสำหรับยานพาหนะเฉพาะ

แดชบอร์ดบริการ

ไปที่ แอประบบขนส่ง ‣ ระบบขนส่ง ‣ บริการ เพื่อดู บริการ แดชบอร์ด ระเบียนบริการทั้งหมดจะแสดงในมุมมอง (รายการ) จัดกลุ่มตามตัวอักษร ตาม ประเภทบริการ

ประเภทบริการสองประเภทที่สร้างขึ้นสำหรับการติดตามอุบัติเหตุปรากฏในรายการ: อุบัติเหตุ - ความผิดของคนขับ และ อุบัติเหตุ - ไม่ใช่ความผิด

แต่ละกลุ่มแสดงจำนวนระเบียนภายในแต่ละประเภท และแสดงรายการระเบียนแต่ละรายการใต้ชื่อกลุ่มแต่ละกลุ่ม

Example

ในตัวอย่างนี้ มีอุบัติเหตุสามครั้งที่คนขับเป็นฝ่ายผิด และอุบัติเหตุหนึ่งครั้งที่ไม่ใช่ความผิดของคนขับ แดชบอร์ดนี้ยังแสดง ต้นทุน โดยประมาณทั้งหมดสำหรับอุบัติเหตุทั้งหมดในแต่ละกลุ่ม

ต้นทุนโดยประมาณ $3,284.00 ดอลลาร์เป็นต้นทุนจากการซ่อมแซมอุบัติเหตุที่เกิดจากคนขับ อุบัติเหตุที่ไม่ใช่ความผิดไม่มีต้นทุนที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากการซ่อมแซมยังไม่เสร็จสิ้น และยังไม่มีการประมาณการ

Note

ต้นทุน รวมคำนวณต้นทุน**ทั้งหมด**ในแบบฟอร์มการซ่อมแซม รวมถึงต้นทุนโดยประมาณ เช่นเดียวกับต้นทุนการซ่อมแซมสุดท้าย ตัวเลขนี้อาจไม่ถูกต้องหากมีการซ่อมแซมใดๆ ในขั้นตอน กำลังดำเนินการ และยังไม่ได้คำนวณใบเรียกเก็บเงินสุดท้าย

แดชบอร์ดการรายงาน

ไปที่ แอประบบขนส่ง ‣ การรายงาน ‣ ต้นทุน เพื่อดูรายงาน การวิเคราะห์ต้นทุน รายงานนี้จะแสดง (Bar Chart) ของต้นทุน สัญญา และ บริการ ทั้งหมดในปีปัจจุบัน โดยจัดตามเดือน (วันที่ : (ปี)) ตามค่าเริ่มต้น รวม ซึ่งแสดงด้วยเส้นประสีเทา คือผลรวมของต้นทุนทั้ง สัญญา และ บริการ

เพื่อดูต้นทุนรวมตามยานพาหนะ ให้คลิกไอคอน (สลับแถบค้นหา) ที่ด้านขวาของแถบค้นหา เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง คลิก ยานพาหนะ ในคอลัมน์ จัดกลุ่มตาม และข้อมูลจะถูกจัดระเบียบตามยานพาหนะ

ข้อมูลนี้จะแสดงค่าใช้จ่ายจริงของรถแต่ละคัน รวมทั้งค่าใช้จ่ายตามสัญญา (เช่น ค่าเช่ารถรายเดือน) และค่าบริการทั้งหมด รวมถึงอุบัติเหตุทั้งหมด เลื่อนเมาส์ไปเหนือคอลัมน์เพื่อดูหน้าต่างข้อมูลแบบป๊อปอัปซึ่งจะแสดงชื่อรถและค่าใช้จ่ายทั้งหมด ซึ่งจะทำให้ดูค่าใช้จ่ายของรถได้ครบถ้วนยิ่งขึ้น

เพื่อดูรายละเอียดต้นทุนแต่ละรายการสำหรับทั้งต้นทุนสัญญาและการซ่อมแซม ให้คลิกไอคอน (Pivot) ที่มุมขวาบนของแดชบอร์ด การวิเคราะห์ต้นทุน ซึ่งจะแสดงยานพาหนะแต่ละคันในบรรทัดแยกกัน และแสดงต้นทุน สัญญา และต้นทุน บริการ เช่นเดียวกับต้นทุน รวม

Note

มุมมอง (Pivot) จัดระเบียบข้อมูลตามยานพาหนะตามค่าเริ่มต้น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องจัดกลุ่มข้อมูลตาม ยานพาหนะ หากเปิดใช้งานตัวกรองนี้อยู่แล้ว จะไม่ส่งผลต่อข้อมูลที่แสดง

จัดการการซ่อมแซมจากอุบัติเหตุ

สำหรับบริษัทที่มีพนักงานหลายคน และจัดการระบบขนส่งที่มีจำนวนยานพาหนะมาก การแสดงเฉพาะบันทึกการบริการในขั้นตอน New และ Running เท่านั้น สามารถประหยัดเวลาได้ หากมีบันทึกจำนวนมากในแดชบอร์ด Services

ไปที่ Fleet app ‣ Fleet ‣ Services ซึ่งคำขอบริการทั้งหมดจะจัดระเบียบตาม Service Type จากนั้น คลิกไอคอน (Toggle Search Panel) ที่ด้านขวาของแถบค้นหา เพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลง คลิก Add Custom Filter ในคอลัมน์ Filters แล้วหน้าต่างป๊อปอัป Add Custom Filter จะปรากฏขึ้น

จำเป็นต้องกำหนดค่าฟิลด์แบบเลื่อนลงสามฟิลด์ในหน้าต่างป๊อปอัป

ในฟิลด์แรก เลื่อนลง แล้วเลือก Stage

ปล่อยให้ฟิลด์ที่สองตั้งค่าไว้ที่ =

เลือก Running จากเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์สุดท้าย

จากนั้น คลิกไอคอน (plus) ที่ด้านขวาของฟิลด์สุดท้าย และกฎเดียวกันจะปรากฏด้านล่างกฎปัจจุบัน

จากนั้น เปลี่ยน Running เป็น New ในฟิลด์ที่สามของกฎที่สอง โดยปล่อยให้ฟิลด์อื่นๆ เหมือนเดิม

คลิกปุ่ม Add ที่ด้านล่างเพื่อเพิ่มตัวกรองแบบกำหนดเองใหม่

การปรับเปลี่ยนเล็กน้อยนี้จะแสดงเฉพาะบริการในขั้นตอน New และ Running เท่านั้น นี่เป็นรายงานที่มีประโยชน์สำหรับบริษัทที่จัดการการซ่อมแซมจำนวนมากในเวลาใดเวลาหนึ่ง

หากต้องการให้รายงานนี้ปรากฏเป็นรายงานเริ่มต้นเมื่อเปิดแดชบอร์ด Services ให้คลิกไอคอน (Toggle Search Panel) ที่ด้านขวาสุดของแถบค้นหา จากนั้น คลิก Save current search ใต้คอลัมน์ Favorites ซึ่งจะแสดงคอลัมน์แบบเลื่อนลงอีกอันด้านล่าง ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก Default Filter จากนั้นคลิก Save จากนั้น แดชบอร์ด Services ที่ปรับแต่งนี้จะปรากฏโดยค่าเริ่มต้นทุกครั้งที่เข้าถึงแดชบอร์ด Services